Sistema de Automação de Escritorio (SAE)





DEFINIÇÃO
Automação de escritório (AE) é um conceito que envolve o uso de equipamentos de informática e softwares para criar, coletar, armazenar, manipular e retransmitir digitalmente informações necessárias para a realização de tarefas e cumprimento de objetivos em um escritório (local de trabalho).

A AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIO AJUDA A OTIMIZAR E AUTOMATIZAR
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS EXISTENTES.


DESDOBRAMENTO DA DEFINIÇÃO DE AE

As quatro funções que integram um sistema de AE são:
  1. Gerência de Atividades Básicas:
    1. Agenda Eletrônica;
    2. Lembrete Eletrônico;
    3. Gerência de Recursos (salas de reuniões, equipamentos, etc.);
    4. Caixa de Entrada.

  1. Preparação de Arquivos e Recuperação de Documentos:
    1. Processamento de Texto;
    2. Arquivamento / Recuperação de Documentos;
    3. Pesquisa de Documentos.
  1. Apoio a Decisão:
    1. Computação Pessoal;
    2. Análise de Dados;
    3. Elaboração de Gráficos;
    4. Consulta de Banco de Dados.

  1. Comunicação:
    1. Correio Eletrônico;
    2. Correio de Voz;
    3. Teleconferência;
    4. Vídeo-Conferência.
  


CORREIO ELETRÔNICO

O correio eletrônico é anterior ao surgimento da Internet. Os sistemas de e-Mail foram uma ferramenta crucial para a criação da rede internacional de computadores.
O primeiro sistema de troca de mensagens entre computadores que se tem notícia foi criado em 1965, e possibilitava a comunicação entre os múltiplos usuários de um computador do tipo mainframe. Apesar de a história ser um tanto obscura, acredita-se que os primeiros sistemas criados com tal funcionalidade foram o Q32 da SDC e o CTSS do MIT.

O Instituto de Tecnologia de Massachusetts (em inglês, Massachusetts Institute of Technology, MIT) é um centro universitário de educação e pesquisa privado localizado em Cambridge, Massachusetts, nos EUA.

O MIT é um dos líderes mundiais em ciência e tecnologia, bem como outros campos, como administração, economia, lingüística, ciência política e filosofia.

O sistema eletrônico de mensagens transformou-se rapidamente em um "e-Mail em rede", permitindo que usuários situados em diferentes computadores trocassem mensagens.

      Criação de mensagens: entrada, edição (com o auxilio do processador de texto) e transmissão;
      Armazenamento de mensagens;
      Recuperação de mensagens: leitura e destino.
•A sincronia com que se realiza o processo de envio-recebimento de mensagens;
•A grande flexibilidade de distribuição e propagação, de mensagens para diversos destinatários;
Acesso através de várias chaves e restrito a indivíduos credenciados.



PROCESSAMENTO DE TEXTO

O tratamento e manipulação de texto sofreram uma evolução desde a utilização de máquinas de escrever manuais até a utilização de processadores com uso de vídeos.
O processamento de texto abrange 3 grandes etapas:

A produção criação de documentos

cuja implementação poderá ser efetuada em microcomputadores isolados ou em sistemas, em tempo compartilhado, de computadores de grande porte. A criação do documento poderá ser auxiliada por dispositivos especiais de ditado, leitura de caracteres óticos ou processamento de voz.

Reprodução de documentos

Através de impressoras com caracteres especiais e sistemas de impressão que podem variar dos mais simples àqueles mais sofisticados. Aqui podem ser incluídos sistemas de reprodução micrográfica, sistemas baseados em fotocomposição e etc.

Distribuição

Atualmente estão surgindo dispositivos ou características adicionais nos sistemas de processamento de textos, tais como: integração entre texto, gráfico e voz, janelas (Windows), mouse, e etc. Mostrando uma tendência cada vez maior quanto à facilidade de uso e disseminação da informação







AGENDAS E LEMBRETES

As agendas definem segmentos de tempo para atividades a serem realizadas em determinado dia.

Os lembretes fornecem aviso sobre tarefas diárias que não necessitam de definição de um tempo específico.

As vantagens principais da agenda eletrônica seriam: rapidez na programação de reuniões, uso mais eficiente do tempo do pessoal de apoio, facilidades no cancelamento e adiantamento de reuniões, alarmes para eventos próximos, integração com Correio Eletrônico para gerar mensagens de confirmação.